توثيق قرار مجلس الإدارة في دبي وسائر الإمارات يحوّل قرار أعضاء المجلس أو المساهمين أو الشركاء إلى محرر تعتمده البنوك ودائرة الاقتصاد والسياحة في دبي (DET) وسلطات المناطق الحرة. فتغيير المدير، ووكالة الشركة، وتفويض التوقيع على الحساب البنكي، وتعديل عقد التأسيس، وفتح فرع جديد، كلها تبدأ بقرار. تصوغ ووردكرافت القرار بالعربية والإنجليزية، وتحجز موعد كاتب العدل، وتتابع التصديق إذا كانت الشركة الأم في الخارج.
يتولى التوثيق نفسه كاتب عدل في الإمارات أو منصة توثيق إلكتروني. أما دورنا فالصياغة، وترجمة أوراق الشركة، وتجهيز الملف بالشكل الذي تطلبه الجهة المستلمة.
متى يجب توثيق قرار مجلس الإدارة؟
لا تحتاج كل القرارات الداخلية إلى كاتب العدل، لكن القرار الموثّق يكون مطلوباً، أو متوقعاً على الأقل، إذا كانت الشركة:
- تعيّن مديراً أو مفوّضاً بالتوقيع أو تغيّره في الرخصة التجارية
- تمنح وكالة باسم الشركة لمدير أو مندوب أو محامٍ
- تفتح حساباً بنكياً أو تغيّر المفوّضين بالتوقيع عليه
- تعدّل عقد التأسيس: رأس المال أو الأنشطة أو الشركاء أو اسم الشركة (اطّلع على تعديل عقد التأسيس)
- تبيع حصصاً أو تتنازل عنها، أو تُدخل شريكاً جديداً
- تفتح فرعاً أو شركة تابعة في الإمارات، أو تسجّل شركة إماراتية في الخارج
- تشتري عقاراً باسمها أو تبيعه أو ترهنه
ولكل جهة ترخيص في البر الرئيسي، ولكل منطقة حرة وكل بنك، نموذجه الخاص. لذلك نتحقق أولاً من اشتراطات الجهة المستلمة، ليُقبل القرار من أول تقديم.
قرارات الشركة الأم الأجنبية: التصديق والترجمة
إذا كانت الشركة الأم خارج الإمارات، لفتح فرع في الدولة أو تعيين مديره مثلاً، يُوقَّع القرار في بلدها ثم يُجهَّز للاستخدام في الإمارات على النحو التالي:
- يوقّعه أعضاء مجلس الإدارة، ويصادق عليه أمين سر الشركة حيث يلزم
- يُوثَّق لدى كاتب العدل في بلد الشركة
- تصدّقه الجهة المختصة أو وزارة الخارجية في ذلك البلد
- تصدّقه سفارة الإمارات أو قنصليتها، التي باتت تُنجز تصديق وزارة الخارجية الإماراتية (MOFA) رقمياً في الخطوة نفسها
- يترجمه إلى العربية مترجم قانوني معتمد من وزارة العدل داخل الدولة
القرار الذي يقف عند الأبوستيل يبقى ناقصاً للاستخدام في الإمارات، إذ لا يمكن تجاوز خطوة سفارة الإمارات. ونرسل إليك أولاً مسودة بالعربية والإنجليزية، لتكون النسخة التي تُصدَّق في الخارج سليمة بالعربية من البداية. وللمستندات المتجهة في الاتجاه المعاكس اطّلع على التوثيق للاستخدام خارج الدولة، ولتأسيس الفرع نفسه على تسجيل فرع شركة أجنبية.
تعديل عقد التأسيس ووكالة الشركة المرتبطان بالقرار
نادراً ما يأتي القرار وحده. فتعيين مدير جديد يعني عادةً تعديل عقد التأسيس ووكالة جديدة للشركة، والتنازل عن الحصص يحتاج إلى القرار واتفاقية التنازل وعقد تأسيس معدّل. نُعدّ المجموعة كاملة معاً لتتطابق الأسماء والتواريخ والأرقام في كل صفحة، ويكفي غالباً موعد واحد لدى كاتب العدل لها جميعاً. اطّلع على خدمات الوكالات، وللشركات الجديدة على تأسيس الشركات.
أوراق الشركة المطلوبة
- الرخصة التجارية وعقد التأسيس أو النظام الأساسي الحالي بجميع تعديلاته
- صور جوازات السفر والهويات الإماراتية لأعضاء مجلس الإدارة أو المساهمين أو الشركاء الموقّعين
- صورة جواز سفر الشخص المعيَّن أو المفوَّض
- مضمون القرار نفسه: المدير الجديد، أو البنك، أو التنازل عن الحصص، أو الفرع
- للشركات الأجنبية: شهادة تأسيس الشركة، وسجل أعضاء مجلس الإدارة والمساهمين، والنظام الأساسي
من قرار المجلس إلى القرار الموثّق
- تحديد النطاق: أرسل الرخصة وعقد التأسيس، ويصلك عرض سعر مكتوب مجاني خلال 10 إلى 30 دقيقة يحدد مسار التوثيق وأي مستندات مرتبطة.
- الصياغة: نعدّ القرار بالعربية والإنجليزية، ومعه تعديل عقد التأسيس أو الوكالة عند الحاجة، ونرسلها لاعتمادك.
- التوقيع: أمام كاتب عدل في الإمارات حضورياً أو عبر الفيديو، أو في الخارج وفق تعليماتنا للتصديق.
- النسخة العربية: ترجمة قانونية حين تطلبها الجهة، ثم نعيد إليك الأصول الموقّعة.
من يطلب منا هذه الخدمة عادةً؟
- شركات البر الرئيسي والمناطق الحرة التي تغيّر المديرين أو المفوّضين بالتوقيع أو الشركاء
- الشركات الأجنبية التي تفتح فرعاً أو شركة تابعة في الإمارات
- الشركات التي تفتح حسابات بنكية أو تغيّر صلاحيات التوقيع
- المستثمرون الذين يدخلون شركة إماراتية أو يخرجون منها
الأسئلة الشائعة عن توثيق قرار مجلس الإدارة
هل يجب توثيق قرار مجلس الإدارة في الإمارات؟
غالباً نعم، خاصةً عند تغيير المدير ومنح وكالات الشركة والتنازل عن الحصص والمعاملات البنكية. وتقبل بعض المناطق الحرة والبنوك قراراً موقّعاً على ورق الشركة الرسمي، ونتحقق مما تشترطه جهتك.
ما الفرق بين قرار مجلس الإدارة وقرار الشركاء؟
يصدر قرار مجلس الإدارة عن أعضاء المجلس، ويصدر قرار المساهمين أو الشركاء عن المُلّاك. ويتحدد أيهما تحتاج وفق عقد تأسيس الشركة واشتراطات الجهة المعنية.
كيف أستخدم قرار الشركة الأم الأجنبية في الإمارات؟
يُوثَّق ويُصدَّق في بلد الشركة، ثم تصدّقه سفارة الإمارات (شاملاً تصديق وزارة الخارجية رقمياً)، وبعد وصوله يترجمه إلى العربية مترجم قانوني معتمد من وزارة العدل.
هل يستطيع أعضاء مجلس الإدارة التوقيع عن بُعد؟
غالباً نعم، عبر جلسة فيديو على منصة توثيق إلكتروني إماراتية متى سمح بذلك المستند وصلاحيات الشركة، وإلا فيوقّع كل عضو أمام كاتب عدل في بلده.
هل تُعدّون تعديل عقد التأسيس والوكالة في الوقت نفسه؟
نعم، نصوغ المجموعة كاملة لتتطابق المستندات جميعها، ويمكن توثيقها كلها في جلسة واحدة.
