تصديق المستندات التجارية في الإمارات يثبت أن مستند الشركة، كقرار مجلس الإدارة أو شهادة التأسيس أو عقد التأسيس أو الوكالة الصادرة عن الشركة، صحيح وموقّع ممن يملكون صلاحية التوقيع. تشترطه جهات التسجيل والبنوك والمحاكم في الإمارات لمستندات الشركات الأجنبية، وتشترطه الجهات الأجنبية للمستندات الإماراتية. وتتولى ووردكرافت تحديد المسار، ومراجعة الصياغة، والتقديم لدى كل جهة.
مستندات الشركات التي تحتاج عادةً إلى تصديق
- شهادات التأسيس أو التسجيل، ومستخرجات السجل التجاري
- عقود التأسيس والأنظمة الأساسية مع أي تعديلات عليها
- قرارات مجلس الإدارة والشركاء، ومنها قرارات تعيين المدير أو المفوّض بالتوقيع
- الوكالات الصادرة عن الشركات
- شهادات حسن القيد وشهادات المفوّضين بالتوقيع
- الرخص التجارية الإماراتية (راجع تصديق الرخصة التجارية الإماراتية)
- القوائم المالية المدققة، وخطابات التزكية البنكية، وشهادات الإقامة الضريبية
- اتفاقيات الوكالة والتوزيع وغيرها من العقود التجارية
- الفواتير التجارية وشهادات المنشأ
تصديق مستندات الشركات الأجنبية لاستخدامها في الإمارات
تطلب جهة التسجيل أو المنطقة الحرة أو الكاتب العدل في الإمارات مستندات مصدَّقة للشركة الأم عندما تفتح شركة أجنبية فرعاً، أو تكتتب في حصص، أو تعيّن مديراً، أو تسجّل علامة تجارية. ويسير المسار عادةً على النحو الآتي:
- التوثيق المحلي: يوثّق كاتب عدل في بلد الشركة المستند أو التواقيع عليه، ويضيف سجل الشركات أو غرفة التجارة اعتماده إذا اشترطته الأنظمة المحلية.
- وزارة الخارجية: تصادق وزارة خارجية ذلك البلد، أو الجهة التي يحددها، على توقيع الكاتب العدل أو السجل.
- سفارة الإمارات أو قنصليتها: تصدّق البعثة الإماراتية المستند، وتضيف في معظم الدول تصديق وزارة الخارجية الإماراتية (MOFA) رقمياً في الوقت نفسه، فلا يبقى أي إجراء لدى الوزارة بعد وصوله.
- الترجمة العربية: تشترط معظم جهات الترخيص وكتّاب العدل والمحاكم في الإمارات أن يكون مستند الشركة المصدَّق باللغة العربية.
تختلف الخطوة الأولى من بلد إلى آخر (فقرار صادر في بريطانيا وآخر صادر في الصين يبدآن من جهتين مختلفتين)، لذلك نؤكد لك مسار بلدك قبل توقيع أي مستند. هل تؤسس شركة أيضاً؟ اطّلع على خدمات تأسيس الشركات.
تصديق مستندات الشركات الإماراتية لاستخدامها في الخارج
كثيراً ما يتطلب فتح حساب بنكي في الخارج، أو دخول مناقصة أجنبية، أو تسجيل فرع، أو تعيين وكيل، تصديق مستندات شركتك الإماراتية. وتبدأ المعاملة بالجهة التي تحتفظ بالسجل: الدائرة الاقتصادية في الإمارة المعنية (وفي دبي دائرة الاقتصاد والسياحة) أو سلطة المنطقة الحرة، مع اعتماد غرفة التجارة والصناعة إذا اشترطته الدولة المقصودة. وتوثَّق المستندات الخاصة، كقرارات مجلس الإدارة، عند الحاجة. يلي ذلك تصديق وزارة الخارجية رقمياً، ثم تصدّق سفارة الدولة المقصودة في الإمارات المستند في الخطوة الأخيرة.
توثَّق وكالات الشركات عادةً قبل أي خطوة أخرى (راجع توثيق الوكالات). ولا يوجد طريق مختصر بالأبوستيل لمستندات الشركات الإماراتية، لأن الإمارات ليست طرفاً في اتفاقية لاهاي للأبوستيل.
الفواتير وشهادات المنشأ: مسار تجاري مستقل
تسلك مستندات الشحن مساراً منفصلاً عن سجلات الشركات. فالفاتورة التجارية أو شهادة المنشأ تعتمدها عادةً غرفة التجارة، ثم تُصدَّق عبر القناة الإلكترونية التي تخصصها وزارة الخارجية للمستندات التجارية. أما حاجة الشحنة إلى هذه الخطوة أصلاً فتتوقف على المشتري وبلد الوجهة وأنظمته الجمركية، ويوضح لك عرض السعر هل تنطبق على شحنتك.
لماذا تُرفض مستندات الشركات وتُعاد؟
معظم التأخير في مستندات الشركات لا علاقة له بالسفارة، بل يبدأ من المستند نفسه:
- الموقّع على القرار أو الوكالة لا يملك صلاحية التوقيع وفق النظام الأساسي للشركة.
- يختلف اسم الشركة، ولو اختلافاً طفيفاً، بين القرار وشهادة التأسيس والطلب المقدَّم في الإمارات.
- شهادة حسن القيد أقدم مما تقبله الجهة المستلمة.
- التواقيع لم توثَّق أصلاً، فلا تجد وزارة الخارجية ما تصادق عليه.
- الوكالة لا تحدد بوضوح التصرفات التي يحق للوكيل القيام بها في الإمارات.
نراجع الصياغة والتواقيع قبل أن يُرسل المستند إلى أي جهة، ونساعدك في صياغة القرارات والوكالات بالشكل الذي تعتمده الجهات الإماراتية.
الترجمة القانونية إلى العربية لجهات التسجيل والمحاكم
يعمل كتّاب العدل والمحاكم ودوائر الترخيص في الإمارات باللغة العربية، لذلك يحتاج مستند الشركة المصدَّق بالإنجليزية أو الفرنسية أو الصينية عادةً إلى ترجمة قانونية قبل تقديمه. ويترجم فريق الترجمة القانونية في دبي (مترجمون قانونيون معتمدون من وزارة العدل) عقود التأسيس والقرارات والوكالات بالمصطلحات القانونية الإماراتية، مطابقاً الأصل المصدَّق سطراً بسطر. ويمكنك تسليم الأصول في أي من مكاتبنا الأربعة.
الأسئلة الشائعة حول تصديق المستندات التجارية
ما الذي يشمله تصديق المستندات التجارية؟
هو تصديق مستندات الشركات لتقبلها الجهات الرسمية في بلد آخر. ويمر، بحسب اتجاه المعاملة، بكاتب العدل أو السجل، ثم وزارة خارجية بلد الإصدار، ثم سفارة البلد الذي سيُستخدم فيه المستند.
هل تحتاج مستندات الشركات الأجنبية إلى تصديق الخارجية بعد تصديق سفارة الإمارات؟
غالباً لا. ففي معظم الدول تُنجز البعثة الإماراتية في الخارج الآن تصديق وزارة الخارجية رقمياً عند تصديقها لمستند الشركة، ونؤكد لك ذلك بحسب بلدك.
هل يجب توثيق قرار مجلس الإدارة قبل تصديقه؟
في جميع الحالات تقريباً. فوزارة الخارجية والسفارة تصادقان على ختم الكاتب العدل أو السجل، لا على تواقيع أعضاء مجلس الإدارة أنفسهم، لذلك يجب توثيق القرار أو اعتماده أولاً.
هل يمكن وضع أبوستيل على مستندات الشركات الإماراتية؟
لا. الإمارات ليست طرفاً في اتفاقية لاهاي للأبوستيل، لذلك تُصدَّق مستندات الشركات الإماراتية عبر وزارة الخارجية ثم سفارة الدولة المقصودة.
هل تقبل الجهات الإماراتية مستندات شركتنا المصدَّقة بالإنجليزية؟
بعض المناطق الحرة تقبلها، لكن معظم جهات التسجيل في البر الرئيسي وكتّاب العدل والمحاكم يشترطون ترجمة قانونية إلى العربية، يعدّها مترجمونا القانونيون المعتمدون من وزارة العدل.
